Obligaciones LOPD Comunidades de vecinos

¿Las Comunidades de Propietarios tienen que cumplir con la LOPD?

¿Como afecta la LOPD a las Comunidades de Propietarios?

¿Qué Oblicaciones fiscales tienen las Comunidades de Propietarios?

  

 

  

 volver min

LOPD Y Comunidades de Vecinos

¿Las Comunidades de Propietarios están obligadas a cumplir con la LOPD?

Sí, los listados de propietarios con los nombres, teléfonos y direcciones de notificación que se manejan en todas las comunidades se deben considerar como fichero de datos de carácter personal, por lo que todas las Comunidades  están obligadas por la LOPD.

Aunque además de  fichero de propietarios, las comunidades de propietarios puede manejar otros “Datos de Carácter Personal” sometidos a las disposiciones de la LOPD, como pueda ser datos de empleados (porteros, jardineros, etcétera) o un sitema de videovigilancia que grabe imágenes de personas físicas (Instrucción 1/2006, de la Agencia Española de Protección de Datos)

Son numerosas las sanciones impuestas a las comunidades por la Agencia Española de Protección de Datos. Dichas sanciones son públicas y se pueden consultar en la web de la AGPD.

La condición de responsable del fichero recaerá sobre la propia Comunidad de Propietarios que es quien, a través de sus Órganos de Gobierno y, en su caso, de la Junta, resolverá sobre las cuestiones relacionadas con la misma por tanto deberá cumplir con las medidas exigidas tanto en la LOPD como en su reglamento de desarrollo.

 

 

 

volver min

¿Como afecta  la LOPD a las Comunidades de Propietarios?

Las obligaciones son las mismas que para cualquier otra entidad, empresa, etc. y las sanciones por incumplimiento también son las mismas.

Inscripción del fichero de la Comunidad de Vecinos

De acuerdo con el artículo 26 de la LOPD, el fichero de los propietarios de la Comunidad debe inscribirse en la AEPD.

Derechos de los Vecinos

El “Consentimiento inequívoco del afectado” que prevé el artículo 6 de la LOPD no será necesario, ya que en el caso de los propietarios se trata de datos que “se refieran a las partes de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento”.

Sin embargo, la no obligación de recabar el consentimiento de los copropietarios, no exime a la Comunidad de Propietarios de informarles del tratamiento de datos de carácter personal y de la finalidad de la recogida de éstos, tal como indica el artículo 5 de la LOPD. La comunidad también debe informar de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición así como de la identidad y dirección del responsable del tratamiento.

Por ello es recomendable que se incluya en los comunicados de la comunidad, una cláusula informativa de acuerdo con el artículo 5 de la LOPD.

El papel del Administrador de Fincas

El Administrador de Fincas suele tener el papel de “encargado del tratamiento”. El uso de los datos de los propietarios por parte del Administrador de Fincas para la realización de las tareas encargadas no se considera comunicación de datos tal como señala la LOPD en su artículo 12 (“no se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento”).

Sin embargo, como normalmente es el propio Administrador de Fincas quien se encarga de la custodia de esos datos, almacenándolos en su propio sistema informático o en carpetas ubicadas en su propia oficina, prestando un servicio a la Comunidad, es necesario que dicho servicio sea regulado a través de un contrato. En este contrato se deben definir, entre otras, las finalidades de dicho servicio y las medidas de seguridad a aplicar.

También se requiere la elaboración de un Documento de Seguridad en el cual se recogen las medidas de índole técnica y organizativa que se adaptan para asegurar el cumplimiento de la LOPD (Real Decreto 1720/2007, Reglamento de desarrollo de la LOPD).

Por otra parte, el administrador de fincas está obligado al deber de secreto (artículo 10 de la LOPD) y a devolver o destruir los datos una vez finalizada la prestación del servicio (artículo 12 de la LOPD). En relación al deber de secreto, comentar que no sólo el administrador como encargado de tratamiento, sino también todos los demás usuarios (por ejemplo el Presidente o el Secretario) han de mantener la confidencialidad de los datos, durante y después de la finalización de sus relaciones con la Comunidad.

Cesión de Datos

La “comunicación o cesión de los datos de carácter personal, fuera de los casos en que estén permitidas” se considera según la LOPD infracción muy grave que pueden sancionarse con multas de hasta 600.000 euros.

Hay que tener en cuenta que “los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado” (artículo 11 de la LOPD).

Existe cierto peligro que las comunidades cedan datos, sin ser conscientes de ello. Por ejemplo: El presidente o administrador que facilita una lista de nombres y teléfonos de propietarios al instalador de la antena comunitaria para este coordine la instalación con los propietarios, está haciendo una cesión de datos y debe haber solicitado por escrito previamente el consentimiento expreso a cada uno de los propietarios.

 

 

 

volver min

¿Qué incumplimientos se sancionan con más frecuencia en las Comunidades de Propietarios?

Hay tres incumplimientos legales que son los más frecuentemente sancionados por la AEPD en los casos de comunidades de vecinos:

La falta de inscripción de ficheros,  esto es, incumplimiento de la obligación que la LOPD establece de notificar los ficheros a la AEPD. Además del fichero que seguro toda comunidad tiene con los datos de los vecinos,  hay que examinar la posibilidad de que existan otros ficheros, habitualmente de videovigilancia. Si la finca dispone de un sistema de este tipo y además se graban las imágenes, estamos ante un fichero distinto al de vecinos, puesto que además de incluir a estos pueden verse afectados también los terceros visitantes de la comunidad.

Las zonas videovigiladas pero no señalizadas, la normativa de videovigilancia exige que toda zona sometida al control mediante cámaras (independientemente de que graben o no) ha de estar señalizada avisando de este hecho. 

La publicación de datos de vecinos morosos con la comunidad, para que pueda cumplirse con el mandato de la Ley de Propiedad Horizontal de publicar tales datos y conjugarlo con la Ley Orgánica de Protección de Datos, se hace necesario se cumplan los siguientes requisitos: La publicación de los datos de un moroso en el tablón de anuncios sólo puede hacerse en las convocatorias a las Juntas de Propietarios, puesto que el artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que “la convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2”.
Además, es necesario que la convocatoria a la Junta no se haya podido notificar a alguno de los copropietarios, puesto que el artículo 9.1 h) de la LPH establece que “(…) Si intentada una citación o notificación al propietario, fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del presidente.(…)” Por último, es necesario poder acreditar que ha existido un previo intento de notificación a un propietario y que este ha resultado frustrado. A estos efectos, la Agencia Española de Protección de Datos viene exigiendo que se haya enviado un burofax (o equivalente), por tratarse de una comunicación fehaciente, al propietario para tener por acreditado el intento de notificación.
Sin cumplir esos tres requisitos, no deben publicarse datos de morosos en el tablón de anuncios de las Comunidades de Propietarios, ya que de ser denunciados ante la Agencia Española de Protección de Datos existen muchas posibilidades de que la Comunidad de Propietarios sea objeto de sanción.

 

 

 

volver min

¿Qué obligaciones fiscales tienen las Comunidades de Propietarios?

El Real Decreto 828/2013, establece que con efectos 1 de enero de 2014, las comunidades de bienes en régimen de propiedad horizontal están obligadas a presentar la declaración de operaciones con terceras personas, el modelo 347. Este modelo ha de ser presentado en el mes de febrero de 2015 y se corresponde con los datos contables del ejercicio 2014.

Esta obligación tributaria se refiere a aquellas comunidades de propietarios que no desarrollen ningún tipo de actividad empresarial, pero que sí realicen operaciones con terceras personas y que durante el ejercicio económico hayan superado los 3.005,06 euros. Las Comunidades de Propietarios no están obligadas a declarar los suministros de energía eléctrica y combustibles que se usen para consumo comunitario. Tampoco han de hacerlo por los suministros de agua y los seguros que tengan por finalidad el aseguramiento de bienes de zonas y elementos comunes. No están obligadas a reflejar los ingresos por alquiler de vivienda en el modelo 347, por estar exentas de IVA.

En relación con el IVA

Las obligaciones fiscales de una Comunidad de Propietarios en relación con el IVA dependen de que la Comunidad lleve a cabo el ejercicio de actividades económicas, un ejemplo de actividad económica realizada por una Comunidad es el arrendamiento de espacios comunes, como la azotea para la colocación de una antena, o la fachada para la colocación de un anuncio publicitario. En estos casos, y en otros, como el alquiler de un local común, la Comunidad de Propietarios percibe ingresos por los que habrá de repercutir IVA; consecuentemente tendrá la obligación de hacer la oportuna liquidación trimestral a la Hacienda Pública.

Por tanto, la Comunidad de Propietarios deberá, en estos casos, emitir la correspondiente factura y repercutir el impuesto, ingresándolo trimestralmente en Hacienda Pública.

Asimismo, y al igual que está obligada a declarar el IVA de esos ingresos, la Comunidad también puede deducirse las cuotas de IVA soportado que estén relacionadas directamente con la obtención de los ingresos, como por ejemplo, y en lo casos citados, las obras de adecuación de la azotea para la instalación de la antena o el mantenimiento de las instalaciones o reparaciones del local alquilado, en caso de que todo ello fuera a cargo de la comunidad de propietarios.

EN RELACIÓN CON EL IRPF

En relación con el IRPF, las obligaciones para la Comunidad de Propietarios surgen si ésta abona rentas sujetas al Impuesto de la Renta de las Personas Físicas.

Es decir, si la Comunidad de Propietarios tiene contratados empleados (conserje, personal de mantenimiento, socorrista, jardinero...) estará obligada a practicar la correspondiente retención, y a ingresarla en la Hacienda Pública, en concepto de pago a cuenta del IRPF de esos trabajadores.

De igual forma, si la Comunidad contrata los servicios de profesionales independientes (Administrador, abogado, arquitecto, ...) también deberá practicar la oportuna retención en el importe de la factura a abonar a estos profesionales por sus servicios. Así lo ha confirmado además la Dirección General de Tributos en la Consulta Vinculante V0022-14, de 10 de Enero de 2014, que señala que entre los obligados a retener o a ingresar a cuenta se incluye a las comunidades de propietarios, y entre las rentas sujetas a retención se encuentran los rendimientos de actividades profesionales.

En consecuencia, existirá obligación por parte de la Comunidad de practicar retención a cuenta sobre los importes facturados por los servicios de profesionales que se le presten a aquella.

Sin embargo, no existiría obligación de practicar retención cuando lo que se abonan son cantidades por servicios que no tienen la condición de profesionales. Entre estos estarían los servicios de fontanería, electricidad, albañilería,... o la compra de productos o mercancías.

No obstante, en este último caso existen algunas excepciones en las que sí resulta obligatorio practicar una retención del 1% de la base imposible de la factura de aquellos autónomos que estén en el régimen de estimación directa (albañiles, fontaneros, electricistas) y que sean contratados por las comunidades de propietarios.

Las retenciones que se practiquen por la Comunidad de Propietarios deben declararse e ingresarse en la Hacienda Pública de forma trimestral y, además, debe realizarse el oportuno resumen anual sobre retenciones e ingresos a cuenta del ejercicio.

Finalmente, y en los casos en que la Comunidad lleve a cabo el ejercicio de actividades económicas, tales como el arrendamiento de espacios comunes (la azotea para la colocación de una antena, la fachada para la colocación de un anuncio publicitario, el alquiler de un local común,...), además de cumplir las obligaciones fiscales relacionadas con el IVA, también tendrá que informar a la Hacienda Pública, mediante el modelo 184, de la parte de los ingresos de esas actividades económicas que corresponde a cada copropietario, en proporción a la cuota de participación que cada uno de ellos tenga en la Comunidad.volver min

 sitio web seguropago por transferencia

pago por paypal

satisfacción 100% garantizada

 

© 2015-2019 Abogadosymás ®